E-mails que você envia de seu PC não são codificados (embaralhados para segurança) a menos que você selecione a opção Codificar quando você envia. Geralmente, ela é encontrada no menu Ferramentas em seu programa de e-mail. Você pode também configurar seu programa de e-mail para codificar todos os seus e-mails em Ferramentas/Opções.
Para codificar e-mails, entretanto, primeiro você tem que obter uma ID Digital. IDs Digitais são um tipo especial de documento de segurança que ajuda a validar sua identidade. Elas podem ser usadas para assinar ou codificar documentos importantes eletronicamente. A ID Digital tem duas partes: uma parte privada que somente você usa e mantém secreta, e uma parte pública que você envia para outros para habilitar seus destinatários a conseguirem decodificar (desembaralhar) e ler seus e-mails codificados. As IDs Digitais são também algumas vezes chamadas de certificado digital, e este tipo de segurança de ID Digital de duas partes, com ambas as partes privada e pública da ID, são conhecidas como codificação de chave pública.
Para saber onde obter a sua ID Digital para uso com o Microsoft Office, assim como outros programas visite o link abaixo. (Veja também: Quão privados são meus e-mails?)
Para mais informações, visite o site da Internet do Microsoft Office